Benarkah Pokja Pemilihan tidak lagi menghadiri Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia?

Sebelum menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ), PPK mengundang pemenang untuk melaksanakan rapat persiapan penunjukan penyedia setelah Berita Acara Hasil Pemilihan (BAHP) diterima.

Rapat persiapan penunjukan penyedia bukan hal yang baru, sebelumnya lebih dikenal dengan Rapat Pra Kontrak atau Pre Award Meeting (PAM).

Pada Peraturan Menteri PUPR 7/2019, Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia wajib dilaksanakan PPK, Pokja Pemilihan dan pemenang sebelum Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) diterbitkan.

Bagaimana dengan Peraturan Menteri PUPR 14/2020?
Pada PM PUPR 14/2020, rapat persiapan penunjukan penyedia tetap dilaksanakan sebelum PPK menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). Hanya saja, dalam rapat persiapan penunjukan penyedia tidak dihadiri oleh Pokja Pemilihan.

Peraturan Menteri PUPR 14/2020 pasal 112 menyebutkan bahwa PPK mengundang pemenang melaksanakan rapat persiapan penunjukan Penyedia sebelum menerbitkan SPPBJ setelah berita acara hasil pemilihan diterima oleh PPK.

Berdasarkan ketentuan pasal 112 tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa yang melaksanakan rapat persiapan penunjukan Penyedia adalah PPK dan pemenang. Dengan demikian, Pokja Pemilihan tidak lagi menghadiri rapat persiapan penunjukan penyedia.

Apa tujuan dilaksanakan rapat persiapan penunjukan penyedia?
Rapat persiapan penunjukan penyedia dilaksanakan untuk memastikan penyedia memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a.      keberlakuan data isian kualifikasi;

Dalam hal masa berlaku izin/sertifikat habis setelah batas akhir pemasukan Dokumen Penawaran, maka Peserta harus menyampaikan izin/sertifikat yang sudah diperpanjang kepada Pejabat Pembuat Komitmen saat rapat persiapan penunjukan Penyedia.

Dalam hal IUJK diterbitkan oleh lembaga online single submission (OSS), IUJK badan usaha harus sudah berlaku efektif pada saat rapat persiapan penunjukan penyedia.

b.      bukti sertifikat kompetensi:

1. 1. personel manajerial pada Pekerjaan Konstruksi; atau
   2. personel inti pada Jasa Konsultansi Konstruksi;

c.    bukti sertifikat kompetensi tanpa menghadirkan personel yang bersangkutan;

d.      perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan dikarenakan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan sebelumnya akan melewati batas tahun anggaran;

Dalam hal perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan disepakati untuk mempersingkat waktu pelaksanaan akibat keterlambatan proses tender/seleksi tanpa mengubah substansi dokumen pemilihan maka SPPBJ diterbitkan dengan waktu pelaksanaan pekerjaan yang telah disepakati.

Dalam hal perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan disepakati untuk tidak diubah dan melewati batas tahun anggaran, maka penandatanganan kontrak dilakukan setelah mendapat persetujuan kontrak tahun jamak.

e.      melakukan sertifikasi bagi operator, teknisi, atau analis yang belum bersertifikat pada saat pelaksanaan pekerjaan; dan

f.      pelaksanaan alih pengalaman/keahlian bidang konstruksi melalui sistem kerja praktik/magang, membahas paling sedikit terkait jumlah peserta, durasi pelaksanaan, dan jenis keahlian

Apa tindak lanjut setelah rapat persiapan penunjukan penyedia?
PPK menerbitkan SPPBJ dalam hal pemenang telah memenuhi ketentuan tersebut di atas (huruf a s.d f).

Ketentuan untuk pekerjaan konstruksi:
Dalam hal pemenang tidak memenuhi ketentuan tersebut di atas, maka PPK melaksanakan rapat persiapan penunjukan Penyedia bersama pemenang cadangan 1 (apabila ada).

Dalam hal pemenang cadangan 1 tidak memenuhi ketentuan tersebut di atas, maka PPK melaksanakan rapat persiapan penunjukan Penyedia bersama pemenang cadangan 2 (apabila ada).

Dalam hal tidak ada calon pemenang cadangan yang memenuhi ketentuan tersebut di atas, maka PPK tidak menerbitkan surat perintah penunjukan Penyedia barang/jasa dan melaporkan kepada UKPBJ.

Ketentuan untuk jasa konsultansi konstruksi:
Dalam hal Pemenang tidak memenuhi ketentuan tersebut di atas, maka Pejabat Pembuat Komitmen meminta Pokja Pemilihan untuk melakukan proses klarifikasi dan negosiasi kepada pemenang cadangan pertama (apabila ada) dan apabila memenuhi maka PPK melaksanakan rapat persiapan penunjukan penyedia.

Dalam hal pemenang cadangan 1 tidak memenuhi ketentuan tersebut di atas, maka Pejabat Pembuat Komitmen meminta Pokja Pemilihan untuk melakukan proses klarifikasi dan negosiasi kepada pemenang cadangan kedua (apabila ada) dan apabila memenuhi maka PPK melaksanakan rapat persiapan penunjukan penyedia.

Dalam hal tidak ada pemenang dan pemenang cadangan yang memenuhi ketentuan tersebut di atas, maka PPK tidak menerbitkan SPPBJ dan melaporkan kepada UKPBJ.

Apa sanksi bagi pemenang yang tidak dapat memenuhi ketentuan?
Pemenang yang diundang rapat persiapan penunjukan Penyedia yang tidak dapat memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, dikenai Sanksi Daftar Hitam sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan/atau Jaminan penawaran dicairkan dan disetorkan pada kas negara/daerah

Apa sanksi bagi bagi penyedia yang mengundurkan diri?

Masa Berlaku penawaran	Alasan dapat diterima/tidak	Sanksi
Masih berlaku	Dapat diterima secara obyektif oleh PPK	tidak dikenakan sanksi apapun
Masih berlaku	Tidak dapat diterima secara obyektif oleh PPK	Dikenai sanksi daftar hitam, Jaminan penawaran (apabila disyaratkan) dicairkan dan disetorkan pada kas negara/daerah
Sudah tidak berlaku	Tidak diperlukan alasan	tidak dikenakan sanksi apapun

Demikian catatan ringkas tentang rapat persiapan penunjukan penyedia.

Semoga bermanfaat
Salam Pengadaan

Sumber Catatan:
Peraturan Menteri PUPR Nomor 14 Tahun 2020 beserta lampiran (SDP PK dan JKK)